خدمات الإستشارات الإدارية بغرض كتابة إجراءات العمل التشغيلية

كتابة وتصميم اجراءات العمل ؟

يمتلك مركز المهنيين العرب فريق مؤهل من الخبراء والإستشاريين القادرين على مساعدتكم فى كتابة وتطوير إجراءات العمل فمن خلال خبراتنا وتجاربنا السابقة فقد لاحظنا أن العديد من المؤسسات والشركات سواء الخاصة أو الحكومية من عدم وجود إجراءات عمل مكتوبة تحدد مهام ومسؤوليات كل شخص داخل المنظمة وإن وجدت فقد تعاني من قصور أو ضعف فى عدم شمولها لكل العمليات والأنشطة بشكل واضح ومفصل وعدم احتوائها على مؤشرات للأداء والنماذج الخاصة بتنفيذ تلك المهام.

وفى السطور التالية سنقدم لكم شرحاً مفصلاً عن إجراءات العمل التشغيلية وأهميتها وفوائدها والعائد من إعدادها وآلية ومنهجية فريقنا فى تنفيذ ذلك، ونسعد باستقبال طلباتكم لتقديم عرضنا الفني والمالى.

تصميم اجراءات العمل ؟

إعداد إجراءات العمل وصياغتها هى عملية إعداد تعليمات مكتوبة تصف كيفية القيام بمهمة روتينية; متى؟ اين؟ من؟ ومن المعروف ان أى خدمة او منتج تقدمها منظمة لعملاؤها مهما كان حجمها او طبيعة عملها هى فى النهاية نتيجة تنفيذ مجموعة من الأنشطة والعمليات داخل المظمة والتى بواسطة موظفيها.

دليل اجراءات العمل القياسية وسر المهنة

الإجراءات المكتوبة هى التى ترسخ لثقافة المنظمة وكيفية تجاوبها مع متطلبات عملاؤها وخدمتهم وهو ما قد يميزها عن غيرها او كما يعرف ب”سر المهنة” والإجراءات ليست فقط مجرد تعليمات مكتوبة بل هى وسيلة لمساعدة المنظمة على ثبات الأداء على مدار فترات زمنية طويلة وترسيخ مبدا التحسين المستمر، وتحويل المعرفة الضمنية والخبرة لدى موظفيها الى معلومات موثقة ومشاركتها بين العاملين وايجاد حالة من التفرد والابداع لدى الشركة فى التميز فى اعمالها.

اجراءات ايزو 9001/2015

تتضمن متطلبات المواصفة القياسية ISO 9001 وجود نظام موثق لإدارة العمليات والأنشطة بالمنشأة، ومن المعروف أن تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001، يضمن لكم تطبيق معايير الجودة والحصول على شهادة ISO 9001 وفى نفس الوقت إمتلاك منظومة متكاملة وموثقة، لطلب المساعدة فى إعداد إجراءات الجودة أو تطبيق نظام الجودة ISO 9001 … إتصل بنا

تحميل نموذج اجراءات عمل بصيغة DOC & PDF كمثال مقابل 5 دولار

لماذا نحتاج الى وثائق وتعليمات مكتوبة؟

تلعب الإجراءات دوراً أساسياُ فى إستمرارية ضمان الجودة وضمان أفضل الممارسات فى تنفيذ المهمة والأتشطة داخل المنظمة، وذلك من اجل مساعدتك على تحقيق الأهداف التشغيلية والربحية وتحقيق مستوي متميز من رضاء العملاء وبالتالى استقرار المنظمة بشكل كامل، وإتباع مجموعة الإجراءات الموثقة يساعد المنظمة على:

• ضمان جودة وملائمة الخدمة للعملاء.
• ضمان اتباع الممارسات الجيدة فى كل الأوقات
• الإستفادة من خبرة العاملين بشكل فعال
• تسهيل عملية تفويض المهام والصلاحيات الى جميع المستويات الوظيفية بشكل ميسر
• تحديد أدوار ومسؤوليات جميع افراد المنشأة بشكل واضح
• توفير ضماناً بأن كل موظف فى المنظمة اصبح على وعي وفهم للعمليات الواجب عليه اتباعها
• توفير الفرصة للموظفين لتحديد وتقييم انشطة عملهم ومجهوداتهم وتسهيل التواصل بين افراد المجموعة والعمل الجماعي
• تبسيط إجراءات العمل بالمنظمة

فوائد كتابة وتوثيق اجراءات العمل ؟

• وجود إجراءات منظمة يتم إتباعها داخل المنشأة
• تقليل الجهود والموارد اللازمة للرقابة والمتابعة.
• توفير الوقت والجهد اللازم لأتمتة انظمة العمل بالمنشأة
• رفع كفاءة وفعالية العمليات والأنشطة بالمنشأة.
• سهولة اكتشاف الأخطاء ونقاط الضعف داخل منظومة العمل
• سهولة توزيع المهام والمسؤوليات على الموظفين والعاملين وتحقيق المساوة فيما بينهم.

تبسيط اجراءات العمل 

تتأثر كفاءة وإنتاجية الشركات نتيجة لتعقد عملياتها وتداخلها، مما يؤثر بشكل مباشرة على انتاجية الموظف أو جودة المخرجات النهائية والذى بدوره قد يهدد تجربة العميل ورضاءه.

فإجراءات العمل المعقدة قد تكلف الشركة خسارة مالية نتيجة لزيادة الوقت والموارد المستهلكة فى أداء مهمة ما، فى حين انه يمكن تنفيذ تلك المهمة بجهد أقل وفى وقت أقل.

وهنا تظهر أهمية تبسيط اجراءات العمل والتى تتم من خلال دراسة العمليات والأنشطة داخل الشركة بشكل متعمق ودقيق للوصول الى الأسباب الجذرية وتحليلها ووضع خطط العمل والإجراءات الكفيلة بتبسيطها

كيفية اعداد دليل اجراءات العمل

لا توجد طريقة واحدة لكتابة الإجراءات او طريقة صحيحة واخري خاطئة ولكننا نحاول ان نتبع افضل الممارسات فى كتابة وإعداد الإجراءات على النحو التالي:

• تحديد الهدف من كتابة إجراءات العمل بدقة
• وضع خطة وإطار زمني لكتابة اجراءات العمل
• تحليل العمليات والأنشطة والتداخل فيما بينها بشكل مفصل
• الاستماع الى اصحاب العمليات Process Owner لكتابة الإجراءات بشكل يعكس الواقع الفعلي
• مراجعة الإجراءات المكتوبة مع المسؤولين عن تنفيذ العمليات لضمان توافقها وملائمتها
• بدء تفعيل وتوزيع الإجراءات على جهات التوزيع
• التحقق اللاحق من قدرة الإجراءات على تحقيق الأهداف المرجوة
• اعتماد الإجراءات بشكل نهائي

من المسؤول عن إجراءات العمل والتشغيل القياسية “الموحدة” ؟

تقع المسؤولية عن إجراءات التشغيل بالمنظمة على عاتق الإدارة والمسؤولة عن التأكد من توثيق نظام العمل، ومن الضروري إشراك جميع الموظفين فى ذلك ولا سيما الموظفين المكلفين بالأعمال والمهام اليومية، ويجب ان يتم تسجيل تاريخ بدء تطبيق الإجراء، بحيث تكون جميع الإجراءات سارية من هذا التاريخ.